Dette er bestemt

Her legger vi ut avgjørelser som blir tatt underveis i fusjonsprosessen.

Antall seniordager

Ved HSN får ansatte åtte dager fra det kalenderåret de fyller 62 år og tretten (8+5) dager fra det året de fyller 65 år. Dagene kan kun unntaksvis tas ut som lønn og redusert arbeidstid legges inn i arbeidsplanene for undervisnings- og forskerpersonalet. Ordningen gjelder for alle fra 1.1.2016.

Arbeidstid i jul og nyttår

Fra neste år har alle ansatte ved HSN fri på jul- og nyttårsaften. Arbeidstiden i romjula blir kl 10-14.

Dato for fusjon

Fusjonstidspunktet 01.01.2016 vil innebære at den fusjonerte høyskolen får ett styre, én institusjonsledelse, ett organisasjonsnummer og ett felles navn.

Fra 01.01.2017 vil vi få etablert en felles institusjon med ny faglig- og administrativ organisering samt gjennomgående administrative systemer.

Dokumenthåndteringssystem

Public 360 er den nye høyskolens dokumenthåndteringssystem. Vi får en felles Public 360-base fra 01.01.2016.

Historiske Public 360-baser fra HBV og HiT stenges da for registrering, men vil fortsatt være søkbare. Basene blir på sikt slått sammen.

Domenenavn – Nettadresse

Hvorfor usn.no?

  • Domenenavnet hsn.no var opptatt.
  • Forkortelsen USN fungerer allerede på engelsk – University College of South East Norway.
  • Vi behøver ikke å endre domenenavn og e-postadresser dersom vi blir universitet.

 

Engelsk navn

University College of Southeast Norway blir det engelske navnet på Høgskolen i Sørøst-Norge.

Begrunnelsen for dette er at «South East» benyttes når det er snakk om et geografisk navn, f.eks. South East Asia, mens man benytter «southeast» når man henviser til et område eller en region. Anbefalingen og begrunnelsen har vi fått fra Universitets- og høyskolerådet (UHR).

E-postadresser

Fra fusjonstidspunktet 1. januar 2016 vil vi fortsette med dagens e-postadresser (@hit.no og @hbv.no).

På sikt vil vi få e-postadresser som samsvarer med vårt domene/nettadresse (@usn.no). I en overgangsfase vil de gamle adressene videresendes til nye adresser.

Fakturaadresse

Høgskolen i Sørøst-Norge
Fakturamottak
Postboks 365 Alnabru
0614 Oslo

E-faktura: 9908:911770709

Alle fakturaer må merkes med bestillerkode/deres referanse.

Forretningsadresse

Høgskolens er i Brønnøysundregistrene registrert med forretningsadressen:

Høgskolen i Sørøst-Norge
Kjølnes ring 56
3918 Porsgrunn

Felles FS-database

Vi får en felles FS-database fra 1.3.2017.

FS som kilde for ansattbrukerkontoer

IT-seksjonen og Personalseksjonen har blitt enig om å benytte FS som autorativ kilde for ansattinformasjon i ny felles IDbank.

Informasjonen som lagres her danner grunnlag for å etablere brukerkonti og tilganger til de fleste av høyskolens IT-tjenester.

Informasjonen vil bli vedlikeholdt og administrert av Personalseksjonen.

Organisasjonsnummer

HSNs organisasjonsnummer fra 01.01.2016 blir:

911 770 709

Her er det HBVs nummer som videreføres.

Navn på skolen

Styrene ved de to høyskolene har anbefalt regjeringen å etablere den nye institusjonen under navnet «Høgskolen i Sørøst-Norge» og senere «Universitetet i Sørøst-Norge» ved en eventuell universitetsakkreditering.

Forkortelsene vil bli HSN og senere USN ved en eventuell akkreditering.

Personalreglement, midlertidig

Fellesstyret vedtok midlertidig personalreglement for HSN i møtet 11.12.2015. Reglementet gjelder fra 1.1.2016.

Postadresse

Postadressen må være på et sted der vi har mulighet til fysisk dokumenthåndtering.

Høgskolen i Sørøst-Norge
Postboks 235
3603 Kongsberg

Semesteravgift og fakturering av studenter

Fakturering av studenter for våren 2016 videreføres etter samme praksis som gjelder for HBV og HiT i dag. Det samme gjelder betalingsfrister.

Våren 2016 brukes til å utrede nærmere samordning. Det gjelder på den ene side bruk av betalingsmodulen i FS og på den andre side utredning av prinsipper for betaling for utskrift, kopiavgifter/papirpenger, kopinor m.m. Det siste involverer først og fremst driftstjenesten/kopisentrene og IT-tjenesten.

Fakturering av studenter i Buskerud og Vestfold:

  • Samskipnadsavgift kr 450
  • SAIH-avgift kr 20
  • Papirpenger kr 315 bestående av
    - Kopinoravgift kr 171 (kr 190*heltidsekvivalenter/studenter (hoder))
    - Utskriftskvote kr 100
    - Kopiavgift kr 44
  • Andre studieprogram-, kull- eller emnespesifikke avgifter

Fakturering av studenter i Telemark:

  • Samskipnadsavgift kr 450
  • SAIH-avgift kr 20
  • Kopinoravgift kr 171 (kr 190*heltidsekvivalenter/studenter (hoder))
  • Utskriftskvote kr 110 for campusstudenter, kr 60 for samlingsbaserte studenter og 0 for nettstudentene.
  • Variable kopiavgift basert på erfaringstall fordelt pr institutt
  • Andre studieprogram-, kull- eller emnespesifikke avgifter

 

Sentralbord og telefonnummer

Høgskolen i Sørøst-Norge må ha ett telefonnummer til sentralbord fra 1. januar 2016.

Telefonnummeret bli 31 00 80 00.

Samtidig vil HSN operere med to ulike Skype/Lync løsninger et godt stykke inn i 2016.

Det blir etablert et felles sentralbord på Notodden. Der har HiT sentralbord i dag bemannet med 2 årsverk. Endelig behov må avklares gjennom praktisk erfaring.

Sommer- og vintertid

Det blir innført sommer- og vintertid ved HSN fra 1.1.2016. I perioden 15. mai til 14. september blir arbeidstiden kl. 08.00 – 15.00 og i perioden 15.september til 14.mai blir arbeidstiden kl. 08.00 – 15.45. Det er fortsatt rom for en fleksibel arbeidstid, men ansatte forholder seg til kjernetid og ytre arbeidstid. Ansatte som bruker SAP –ESS/ansattportal til tidsregistrering gjelder avregningstidspunktet for fleksisaldo pr 1.1. hvert år. Antall timer som kan overføres er 45 timer.

Økonomisystem

HSN etableres med ett organisasjonsnummer fra 1.01.16. En virksomhet med ett organisasjonsnummer krever en felles administrativ løsning i lønns- og personalssystemet SAP. Kapasitets og tidsmessig hadde det vært krevende å lage en ny felles løsning fra 01.01.16, og legge ned de to eksisterende. Det ble derfor valgt å gå for å videreføre løsningen til en av nåværende høgskolene. HBVs SAP-database med tilhørendeorganisasjonsnummer er valgt på grunn av ferskest løsningen.

HSN skal avlegge ett regnskap i 2016, første gang i forbindelse med tertial. Dette innebærer at det må etableres en åpningsbalanse for den nye høgskolen datert 1.01.16. For etablering av felles regnskapssystem i Agresso og fakturabehandlingssystem i Basware er samme modell som for SAP valgt. HBVs klienter videreføres og HiTs data legges over i disse. Tett integrasjon mellom økonomisystemene er årsaken til at det er valgt samme modell for alle systemene.

HBVs nåværende fakturaadresse videreføres i og med denne er koblet mot Basware løsningen. Fakturaadressen bytter navn til Høgskolen i Sørøst-Norge fra 1.01.16.