Gruppe sikker drift. Foto.
Deltakere i prosjektet Sikker drift. Fra venstre Pål Augestad, Frode Bakken, Morten Østby, Kari Fagerjord, Tania Marcelle Olsen, Paal Are Solberg, Mari Pran, Kjetil Horgmo, Kai Mjøsund, Jan Petter Thorstensen, John Viflot, Jarle Berkholt, Gro Wisting Haugland, Nils Dugstad, Elisabeth E. Borhaug, Atle Johansen, Johnny Thorsen, Anette Espeli, Terje Thomassen og Anne Fængsrud

Delprosjekt 4: Administrative tjenester og systemer – sikker drift

4. Mandat

Prosjektets overordnede mål er å sikre forsvarlig administrativ drift i den nye institusjonen i første omgang fra fusjonstidspunktet 01.01.16 og i neste omgang fram til integrert institusjon 01.01.17. Dette innebærer at delprosjektet skal planlegge og gjennomføre den administrative etableringen av systemer, retningslinjer, prosedyrer og tjenester for den nye institusjonen innen 01.01.17.

Dette innebærer blant annet å:

  • Identifisere virksomhetskritiske funksjoner, systemer, retningslinjer, policydokumenter, rutiner, tjenester osv. som må være på plass og fungere fra hhv 1. januar 2016 og 1. januar 2017.
  • Foreslå løsninger vedr. hvilke systemer, prosesser, rutiner mv. som skal gjelde fra fusjonstidspunkt (1.1.16) og integrert ny virksomhet (1.1.17) og beskrive hvilke tiltak som er nødvendige for å ivareta sikker drift.
  • Gjennomføre samlede risikovurderinger som grunnlag for prioritering av oppgaver
  • Utarbeide en tids- og milepælsplan for arbeidet.
  • Vurdere systemkritiske avtaler, kontrakter e.l. som er inngått for de ulike virksomhetsområdene.
  • Foreslå hvordan slike avtaler bør håndteres i fusjonsprosessen (reforhandles/videreføres/ kanselleres).
  • Kartlegge hvilke kostnader som vil påløpe for å implementere løsningene og gjennomføre tiltakene (og foreslå finansiering).

Fullstendig oversikt over prosjektorganisasjon og mandat. Mandatet skal behandles av fellesstyret. Det tas forbehold om justeringer i mandatet som følge av dette.

Sammensetning av ledergruppa til Sikker drift:

  • Direktør Kai Mjøsund (leder), HBV
  • Direktør Jon Viflot (nestleder), HiT
  • Driftssjef Morten Østby, HiT
  • Ass. Dir. Nils Dugstad, HBV
  • IT-sjef Paal Are Solberg, HiT
  • Prosjektleder Portal, Henning Tollefsen (HBV)
  • Fra sekretariatet, Ragne Brekke Hvidsten, HBV
  • Arbeidstakerrepresentant Cecilia Guddal (Hit), vara Bjørn Joar Utheim
  • Arbeidstakerrepresentant Nina Ødegård (HBV), vara Inger Johanne Huse

Arbeidsgrupper

«Administrative systemer og tjenester – Sikker drift» er foreløpig delt inn i sju arbeidsgrupper. Organisasjonskart over delprosjekt 4, med undergruppene ledere.

  • Økonomi – Mari Pran (leder, HiT) og Terje Thomassen (nestleder, HBV)
  • Personal – Elisabeth Borhaug (leder, HBV) og Kjetil Horgmo (nestleder, HiT)
  • Studieadministrasjon – Jarle Bjerkholt (leder, HiT), Anne Fængsrud (nestleder, HBV)
  • Forskning, utvikling og innovasjon – Mette Falck-Pedersen (leder, HBV)
  • Bygninger og studiestedsdrift – Morten Østby (leder, HiT)
  • Kommunikasjon/marked/ – Tania Marcelle Olsen (leder, HBV) og Mari Helle Hegna (nestleder, HiT)
    • Undergruppe intranett/internett: Henning Tollefsen (HBV)
  • IT – Jan Petter Thorstensen (leder, HBV), Paal Are Solberg (nestleder, HiT)
  • Dokumentasjon og informasjon - arkiv – Gro Haugland (leder, HBV), Atle Johansen (nestleder, HiT)
  • Bibliotek – Frode Bakken (leder, HiT) og Kari Fagerjord (nestleder, HBV)
  • Informasjonssikkerhet og informasjonsintegrasjon – Paal Are Solberg (leder, HiT), Henning Tollefsen (nestleder, HBV)

Milepæler og frister

Prosjektets start- og sluttidspunkter henholdsvis: